BetriebsOrganisation

Betriebspraxis: der Anfang aller Dinge

Ihr Unternehmen ist seit Jahren Ihr Baby. Alles, was Sie antreibt, alle Ernergie, alles, was Ihren Alltag bestimmt, wird in die „Firma“ gesteckt. Doch der Alltag ist mühsam. Täglich müssen unvorhersehbare Ereignisse abgearbeitet werden, die häufig einen nicht kalkulierten Mehraufwand bedeuten. Termine werden nicht eingehalten. Auftragszusagen müssen vom Chef persönlich gemacht werden, weil die Kunden eine Zusage über die Mitarbeiter nicht mehr akzeptieren. Die großen Ideen für das Unternehmen bleiben auf der Strecke, weil der Betriebsalltag einem Hamsterrad gleicht.  Der zeitlich überlastende Arbeitsalltag war zum Start der Firma ja erwartet worden, aber jetzt bleibt nur noch die Hoffnung: Demnächst wird alles besser, einfacher. Das muss ja mal besser werden. Wofür mache ich das denn alles überhaupt?

Lösungen müssen her. Genauere Planung der Abläufe?

Grundsätzlich werden geplante Abläufe und vorgestanzte Lösungen nur zum Teil auf die Kundenanforderungen passen, denn es kommt immer anders als man denkt. Diese Erkenntnis mussten auch die Erfinder der Planwirtschaft schmerzlich erfahren. Das Ende dieser Geschichten kennen wir.

Lernen wir von anderen: Die besten Unternehmer haben die unterschiedlichsten Wege gewählt, unter hohem Druck und hohen Anforderungen souverän mit Überraschungen umzugehen. Dieser gekonnte Umgang mit Überraschungen macht den Unterschied eines souveränen, unabhängigen Unternehmers zu seinen Wettbewerbern aus.

Und Sie werden gewinnen. Sie lernen schneller. Sie nutzen Fähigkeiten, Berufung und Talente besser. Sie beeindrucken die Kunden und die Konkurrenz mit einem Produkt, das allen Ansprüchen gerecht wird. Diese Ergebnisse sprechen für sich und erhöhen gleichzeitig den Marktdruck auf Ihre Wettbewerber.

Seit den 90er Jahren arbeite ich in der Industrie mit den unterschiedlichsten Organisationsstrukturen. Während dieser Zeit gab es viele großartige Ideen, die Unternehmen mit vorgefertigten Prozessschablonen auf die Zukunft vorzubereiten. Die Menschen wurden auf die Prozesse geformt, die Prozesse wurden auf die Kundenanforderung geformt, die Kundenanforderungen wurden in die Prozesse geformt. Und die Königsdisziplin, die EDV. Darauf wurde alles geformt.

Der Haken all dieser Optimierungsaktivitäten: nach Umgestaltung und Anpassung der Prozesse kommen überrraschend neue, geänderte oder erweiterte Kundenanforderungen.
Somit bleibt alles im Wandel und die Optimierer sterben nicht aus.

Die Lösungen sehen immer individuell aus. Ihr Unternehmen ist vergleichbar und das dahinterliegende Produktprinzip zum Wettbewerb ähnlich, aber Ihr Unternehmen ist Ihres. Das macht Ihr Unternehmen aus im Denken, im Handeln, für die Zukunft. Mit meiner Unterstützung profitieren Sie von der Überprüfung, der Gestaltung, dem Lernen, der Ausrichtung und den Entscheidungen. Zusammen verändern wir Ihren Unternehmensalltag mit den individuellen Anforderungen Ihrer Kunden in ein individuelles Unternehmen.

BetriebsPraxis: die beste aller Optionen

1. Erkenntnis: Voraussetzungen schaffen

Arbeiten ist immer der Umgang mit knappen Ressourcen. Von allem gibt es nie genug. Fehlende Räumlichkeiten, fehlende Mitarbeiter, fehlendes Material, fehlende Aufträge, fehlende Informationen. Und natürlich ist alles immer ganz dringend. Daher werden Prioritäten gerne verschoben, Aufträge bekommen im Laufe der Bearbeitung andere Wertigkeiten, Mitarbeiter springen auf Zuruf in diese oder jene Bresche, weil sich die Rahmenbedingungen wieder verändert haben.

Entscheidend für Geschwindigkeit und Produktivität ist es, zu warten, bis für eine definierte Aufgabe alle Voraussetzungen für unterbrechungsfreies Arbeiten geschaffen sind. Also ist dafür Sorge zu tragen, dass alle Ressourcen schnell verfügbar sind. Erst dann ist das Arbeiten mit möglichst hoher Produktivität gegeben.

2. Erkenntnis: Zum richtigen Zeitpunkt starten

Auftrag starten, wenn die Umstände für ein unterbrechungsfreies Arbeiten gegeben sind

Mitarbeiter wünschen sich in aller Regel »an etwas dran zu bleiben«. Diesen Wunsch sollten Sie Ihren Mitarbeitern erfüllen, denn er ist äußerst nützlich: Er erhöht ihre Produktivität, den Durchsatz und die Mitarbeiterzufriedenheit, während die Durchlaufzeiten sinken.

3. Erkenntnis: Abteilungsfunktion folgt Wertstrom

Im Umgang mit Unternehmen setzt, ohne diesen Umstand weiter in Frage zu stellen, die Erwartung ein: es gibt für jede wichtige Funktion eine Abteilung. Verkauf. Einkauf. Konstruktion. Qualitätssicherung. Montage. Projekt-Management. Dann kümmert sich jemand darum! Das Ergebnis ist messbar und es gibt auf jeden Fall einen Verantwortlichen. Die Annahme, die dahinter steckt: mehrer Mitarbeiter mit gleichen Aufgaben und Führung funktionieren gemäß dem vorgegebene Ziel.

Eine Firma wird gegründet, jeder erreicht jeden über Blickkontakt, Telefongespräche, gemeinsam genutzte Betriebsmittel. Die Rollen der Mitarbeiter sind klar, die Aufgaben schwanken nach Anforderung und werden mit Elan gemeistert – ein Team wächst zusammen.

Wächst dieses Unternehmen, sitzen plötzlich nicht mehr alle in einem Raum. Was vorher mit Gesten, wenigen Worten und mal eben über den Schreibtisch geklärt wurde, braucht jetzt Prozesse – und Management. Ein Team mit Spirit und gemeinsamen Zielen zerbricht in funktionale Abteilungen. Es entstehen mitunter persönlich orientierte Teilinteressen oder auch Machtansprüche  in Teilbereichen des Geschäfts – zum Schaden des Unternehmens.  Nicht die Menschen haben sich verändert. Aber die Strukturen erzeugen anderes Verhalten. Das hat nicht nur mit der Größe des Unternehmens zu tun, sondern vor allem mit der funktionalen Strukturierung der Gruppen.

Richten Sie Ihr Unternehmen nach dem Leitfaden ihres Wertstroms aus. Entlang dieser Prozesskette werden die Funktionen in Organisationseinheiten gebündelt. So werden alle notwendigen Funktionsanforderungen und Prozessinhalte in der Gruppe, im Team bearbeitet. Diese Gruppen haben große Marktnähe, können Probleme ohne Schnittstellen lösen und Entscheidungen schnell treffen. In Ihrer Organisation werden Reibungspunkte schrumpfen, aufgrund eines gemeinsamen Verständnisses, sozialer Dichte und eines einheitlichen Informationsstandes.

4. Erkenntnis: Der „Stil“ der Auftragsabwicklung spiegelt die Unternehmenskultur

Nahezu alle exzellenten Produzenten legen den Fokus der Verbesserung heute auf die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklungsprozesse. Mit diesem Leitgedanken werden Ihre internen Prozesse schlanker, weil hohe Auftragsabwicklungs-Geschwindigkeit nur mit niedriger Fehlerrate, guter Fehlerkultur und hoher Problemlösungskompetenz erreichbar ist.

Die volle Aufmerksamkeit auf hohe Geschwindigkeit baut Abteilungsdenken ab und fordert, das Ganze zu sehen. Hohe Geschwindigkeit erzwingt hohes Qualitätsbewusstsein im Sinne des Prinzips Vollständigkeit vor Termin. Die volle Aufmerksamkeit auf Geschwindigkeit erzeugt mehr Durchsatz in Ihrer Organisation. Sie bauen Störungen – insbesondere am Engpass – ab. Und auch dadurch entstehen Kostenvorteile.

5. Erkenntnis: Mitarbeiter: die wertvollste aller Ressourcen muss lernen und entscheiden dürfen

In vielen Unternehmen entscheidet der Chef. Es gibt dort eine häufig nicht beabsichtige aber existierende Trennung zwischen Denken und Handeln: Führungskräfte beklagen regelmäßig, dass die Mitarbeiter »nicht mitdenken und keine Verantwortung übernehmen wollen«. Unbestritten sind gute Mitarbeiter wertvoll und wichtig. Allerdings haben viele Unternehmen aufgrund ihrer Strukturen unbewusst die Fähigkeit entwickelt, Mitarbeitern das Entscheiden systematisch abzuerziehen und ihr Lernen zu bremsen. Unter diesen Umständen verlieren auch exzellente Neuzugänge schnell an Wert – wenn sie überhaupt bleiben.

Lernen, Aufbau von Verantwortung und Können geschehen dann, wenn Mitarbeiter Entscheidungen im Grenzbereich der Wohlfühlzone und ihrer derzeitigen Fähigkeiten selbst treffen. Wesentlich dabei ist, dass es um Lernen, Entscheiden und Machen in der betrieblichen Realität geht.

Diese Art der »Entscheidung ohne Chef« erfordert zwei strukturelle Voraussetzungen:

  • Der Führende hat die Aufgabe, Entscheidungen an Mitarbeiter abzugeben. Dies wird von der Organisation als gutes Vorgehen eingefordert.
  • Der Entscheidende hat die Pflicht, sich vor einer Entscheidung Rat von Könnern und Beteiligten einzuholen, sowie Fakten zu beschaffen und diese als Basis seiner Entscheidung sichtbar zu machen.

Der Nutzen für Ihr Unternehmen: Ihre Mitarbeiter lernen Probleme zu lösen, gute Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig entwickeln sie sich fachlich weiter. Ihre Führungskräfte lernen, Verantwortung weiterzugeben, um damit auch Vertrauen zu Mitarbeitern aufzubauen. Chefs werden zu Ratgebern, Mitarbeiter zu verantwortungsvollen Entscheidern.